Guía de Buenas Prácticas Empresariales

La importancia de la documentación laboral en regla

Introducción

En el mundo laboral actual, donde las inspecciones del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social y del Banco de Previsión Social se han vuelto cada vez más frecuentes y rigurosas, las empresas enfrentan el desafío de demostrar, en todo momento, el cumplimiento de sus obligaciones. Mantener la documentación laboral al día no solo es un deber legal, sino también una buena práctica empresarial que genera confianza, orden interno y una cultura de transparencia.

El objetivo de esta guía es brindar a las empresas una referencia clara sobre cuáles son los documentos que resultan obligatorios y cuáles, aunque no sean exigidos por ley, son altamente recomendables para la gestión responsable y la prevención de conflictos.

Documentación obligatoria

1. Planilla de Trabajo Unificada (PTU) – Decreto 278/017

• Registro electrónico obligatorio ante BPS, fiscalizado por MTSS.
• Exime únicamente a empresas sin personal dependiente y al servicio doméstico.
• Accesible al empleador, a los trabajadores y a la IGTSS.
• Puede generar resistencias porque contiene información confidencial (remuneraciones de otros trabajadores). La normativa permite declarar la confidencialidad del régimen y monto de remuneración en casos de personal superior no comprendido en laudo, acta o convenio colectivo.
• Es posible mostrar al trabajador solo su registro, tachando información sensible de terceros.
• Se actualiza en línea y no requiere renovación.
• Debe mantenerse actualizada en tiempo real ante cualquier modificación (categoría, remuneración, jornada, etc.).

Datos obligatorios:

• De la empresa: razón social, naturaleza jurídica, domicilio, actividad, grupo y subgrupo salarial, RUT, número de BPS, titulares, fecha de inicio.
• De los trabajadores: nombre, cédula de identidad, fecha de nacimiento, grupo/subgrupo, categoría, jornada, descansos, forma de remuneración (sueldo base y partidas adicionales).
• En caso de datos confidenciales o jerárquicos fuera de laudo, debe indicarse expresamente.

2. Libro de Registro Laboral (Libro Negro)

• Un libro por cada establecimiento.
• Debe estar foliado y registrado ante la IGTSS.
• En el primer folio deben constar: datos del empleador, grupo/subgrupo, ubicación, sección policial, número de BPS, número de póliza BSE, RUT/CI y cantidad de folios.

Obligación de registrar:

1. Cambios de horarios y turnos rotativos (puede hacerse en listados).
2. Horas extras.
3. Accidentes de trabajo.
4. Convenios de fraccionamiento de licencia.
5. Listados de licencias firmados por los trabajadores.

• Se renueva al completarse y debe conservarse por 5 años.
• Aunque su uso pueda considerarse tedioso, es una obligación legal y siempre es requerido en inspecciones.

En caso de hurto o extravío:

• Denuncia policial dentro de las 48 horas.
• Adquisición de un nuevo ejemplar.
• Registro ante el MTSS.

3. Recibos de Sueldo

• Deben emitirse por cada pago o retención.

Formato papel:

• El original queda en poder del trabajador.
• La copia firmada se archiva en la empresa.

Formato electrónico:

• No requiere impresión, salvo solicitud del trabajador, MTSS, BPS o BSE.
• El empleador debe garantizar acceso remoto con usuario y contraseña.

Conservación:

• 5 años (hasta 10 en caso de obligaciones tributarias).
• Deben contener la información mínima exigida por la normativa.

4. Control de Salud – Decreto 274/017

• Obligatorio para todos los trabajadores.
• El empleador es responsable de controlar su vigencia.
• Validez: hasta 2 años (puede ser menor según edad o patologías).
• El costo lo asume el trabajador, salvo pacto, laudo o convenio colectivo.
• La normativa prevé gratuidad a través de prestadores de salud, aunque rara vez se aplica.
• Su incumplimiento genera multas a la empresa.

5. Fraccionamiento de Licencia

• Requiere convenio colectivo con consentimiento de la mitad más uno de los trabajadores.
• Puede dividirse en dos períodos, uno de al menos 10 días.
• Se pueden computar feriados y descansos compensatorios acumulados.
• El registro debe realizarse en el Libro de Registro Laboral.

6. Seguridad y Salud en el Trabajo

• Constancia de seguro BSE exhibida en lugar visible.
• Control de salud obligatorio (carné de salud, Decreto 274/017).
• Plan de Seguridad sobre riesgos laborales o Servicios de Prevención y Salud, según el número de empleados (Decreto 127/2014 y Decreto 52/023).
• Constancia de entrega de Elementos de Protección Personal (EPP), cuando corresponda.

Protocolos obligatorios:

• Prevención de acoso sexual (Ley 18.561).
• Prevención de violencia y acoso laboral (Convenio CIT 190).
• Prevención de consumo de alcohol y drogas (Decreto 128/016).

• Constancias de capacitaciones y guías de buenas prácticas.

7. Domicilio Electrónico (DOMEL) – Ley 20.075

• Obligatorio desde 2023.
• Registro en www.gub.uy/mtss/domel.
• La empresa debe revisar periódicamente la bandeja de entrada.

8. Constancia de Pago de Contribuciones a la Seguridad Social

• Debe estar exhibida en el establecimiento.

9. Control de Empresas Tercerizadas – Ley 18.251

La empresa principal debe verificar que la tercerizada cumpla con la documentación obligatoria, a modo de ejemplo:

• Planilla de Trabajo Unificada.
• Recibos de sueldo.
• Convenio colectivo y laudo.
• Seguro BSE.
• Certificado de situación regular en BPS.
• Listado de trabajadores, entre otros.

Además, la normativa establece la facultad de retención y pago por subrogación en caso de incumplimiento de la tercerizada.

Documentación no obligatoria pero recomendable

10. Política de Caja

• Necesaria en empresas que manejan dinero en efectivo, cheques, transferencias u otros valores de forma habitual.
• Garantiza integridad de fondos, transparencia en operaciones y calidad del servicio.
• Establece lineamientos para el manejo, control y custodia de efectivo, cheques y valores.
• Define responsables (cajeros, encargados, repartidores).
• Incluye procedimientos claros ante sobrantes o faltantes.

11. Reglamento Interno

• Define normas de conducta, derechos y obligaciones.
• Incluye horarios, descansos, procedimientos, uso de herramientas, medidas disciplinarias y protocolos de seguridad.
• No es obligatorio, pero altamente recomendable para ordenar la convivencia laboral.

12. Contratos de Trabajo

• No son obligatorios, pero recomendables, especialmente en contratos a plazo fijo, de prueba, suplencias y arrendamientos de servicios.

Cláusulas mínimas sugeridas:

1. Remuneración.
2. Plazo (si lo hubiera).
3. Categoría y tareas.
4. Confidencialidad.
5. Exclusividad (cuando corresponda).
6. Protección de datos personales.
7. Jornada y descanso.
8. Seguridad y salud en el trabajo.
9. Uso y cuidado de bienes de la empresa.
10. Régimen disciplinario.

Conclusión

La documentación laboral en regla es mucho más que un requisito administrativo: constituye una herramienta de gestión que protege a la empresa, otorga seguridad a los trabajadores y asegura la correcta acreditación del cumplimiento normativo. Adoptar estas buenas prácticas permite minimizar riesgos, fortalecer la cultura organizacional y crear un entorno laboral transparente, previsible y seguro para todas las partes.